Hvordan Sette Opp Et Komplett IK-HMS System for Bedriften Din

Å etablere et internkontrollsystem for helse, miljø og sikkerhet (IK-HMS) er ikke bare et lovpålagt krav, men også en viktig investering i bedriftens sikkerhetskultur. Internkontrollforskriften og Arbeidstilsynet krever at alle virksomheter med ansatte har et system som sikrer at helse, miljø og sikkerhet ivaretas systematisk og etterprøvbart, alt så det må kunne dokumenters.

Det finnes en HMS kalkulator som kan hjelpe dere og få en HMS rapport: https://www.regelsjekk.no/ denne gir en god peke pin på hva som må på plass. sjekk ut ditt firma.

Men hvordan går man egentlig frem? Et fullt utbygd IK-HMS-system krever:

1. Ledelsens Forpliktelse og Engasjement

   • Ledelsen må sørge for at HMS-arbeidet blir prioritert. Dette krever både tid og ressurser, og HMS-målene må være klart forankret i virksomhetens strategi.

2. Grundig Risikovurdering og Tiltaksplaner

   • Alle risikoer i arbeidsmiljøet må kartlegges, vurderes og dokumenteres. For hver identifiserte risiko må bedriften utarbeide tiltak som reduserer eller eliminerer faren, og dette må gjøres for alle avdelinger og arbeidsoppgaver.

3. Utvikling av Rutiner og Sikkerhetsprosedyrer

   • For å håndtere risiko må man utvikle skriftlige rutiner og prosedyrer som følges i hele virksomheten. Dette krever at alle rutiner er tilpasset spesifikke oppgaver og arbeidsområder, og at de kontinuerlig revideres og oppdateres.

4. Ansvarsfordeling og Intern Kommunikasjon

   • HMS-arbeidet må ha en klar organisasjonsstruktur hvor ansvarsområder og roller er tydelig definert. Det er ofte utfordrende å sørge for at alle ansatte både forstår og følger HMS-rutinene.

5. Regelmessig Oppfølging og Dokumentasjon av Avvik

   • Virksomheten må ha et system for å registrere avvik og sørge for oppfølging, inkludert vurdering av årsaker og gjennomføring av nødvendige tiltak. Alle endringer og tiltak må dokumenteres og oppdateres i systemet.

6. Opplæring og Kompetanseheving

   • Alle ansatte trenger nødvendig opplæring innen HMS for å sikre at de har kunnskapen og ferdighetene til å ivareta sikkerheten. Dette krever en langsiktig plan for kurs og kompetanseheving som dekker alt fra arbeid i høyden til håndtering av kjemikalier.

7. Systematisk Dokumentasjon og Rapportering

   • HMS-arbeidet krever grundig og kontinuerlig dokumentasjon for å oppfylle lovkravene. Dette kan være både tidkrevende og vanskelig å følge opp uten et strukturert system som håndterer alt fra risikoanalyser til avvik og handlingsplaner.

     
     

HMS-Utfordringen: Tidkrevende og Kompleks Prosess

Det er ingen tvil om at etableringen av et fullstendig IK-HMS-system kan virke overveldende, spesielt for mindre bedrifter. Det er mange komponenter som skal være på plass, og all dokumentasjon må være lett tilgjengelig og oppdatert. Uten riktig verktøy kan HMS-arbeidet bli en tung og tidkrevende byrde som stjeler fokus fra kjernevirksomheten.

Athena HMS: En Komplett, Digital Løsning for Enkel og Effektiv Internkontroll

Athena HMS tilbyr en digital plattform som forenkler alle aspekter ved oppsett og drift av et IK-HMS-system. Med Athena HMS kan bedrifter i alle størrelser håndtere HMS-arbeidet sitt på en måte som er både effektiv og brukervennlig.

Hvordan Athena HMS-systemet Løser HMS-Utfordringene:

1. Enkel Oppstart og Bedriftswizard

   • Athena HMS sitt system guider deg gjennom de første stegene, slik at du kan fylle ut all nødvendig bedriftsinformasjon, ansatte, avdelinger og kontakter. Med bedriftswizard-funksjonen får du en trinnvis oppfølging som gjør det enkelt å komme i gang.

2. Integrert Risikoanalyse og Handlingsplaner

   • Systemet har en brukervennlig modul for risikovurdering som gjør det enkelt å kartlegge farer, vurdere risiko og opprette handlingsplaner. Alt lagres digitalt, slik at dokumentasjon alltid er oppdatert og lett tilgjengelig.

3. Ferdige Maler og Tilpassede Skjemaer

   • Athena HMS tilbyr en rekke ferdigutfylte skjemaer og dokumentmaler som kan tilpasses din virksomhets behov. Dette sparer deg for tid og sikrer at alle rutiner er skriftlige og lett tilgjengelige for alle ansatte.

4. Avviksregistrering og Oppfølging

   • Med Athena HMS kan avvik enkelt registreres og følges opp. Systemet gir deg mulighet til å dokumentere tiltak, følge opp årsaksanalyse, og sørge for at alle endringer blir gjennomført og dokumentert.

5. HMS-hefte og Dokumenthåndtering

   • Når HMS-systemet er ferdig utfylt, kan du generere et komplett HMS-hefte som samler all dokumentasjon. Dette kan lagres som PDF eller skrives ut som en fysisk perm som distribueres til ansatte og samarbeidspartnere.

6. Støtte og Support på Veien

   • Athena HMS sitt team tilbyr support via chat, telefon og e-post, så du kan få rask hjelp når du trenger det. Enten du har spørsmål om oppsett, oppdateringer eller daglig drift, står de klare til å veilede deg.

Kurs og Opplæring via Kurskontoret.no

I tillegg til IK-HMS-systemet, tilbyr Athena HMS en rekke skreddersydde kurs gjennom Kurskontoret.no, inkludert:

• HMS-kurs for ledere

• Verneombudskurs

• Arbeid i høyden og liftkurs

• Førstehjelpskurs

• Sikker håndtering av kjemikalier

Disse kursene gir ansatte og ledere den nødvendige opplæringen for å ivareta sikkerheten i arbeidsmiljøet.

Oppsummering: Ta Kontroll over HMS med Athena HMS

Å bygge opp og administrere et fullstendig IK-HMS-system kan være komplisert, men med Athena HMS får du et effektivt, digitalt verktøy som gjør prosessen enklere, tryggere og mer oversiktlig. Fra risikovurderinger og handlingsplaner til opplæring og dokumenthåndtering – Athena HMS gir deg kontroll over alle aspekter ved internkontrollen, slik at du kan fokusere på det som er viktigst: å drive en trygg og produktiv virksomhet.

Interessert i å forenkle HMS-arbeidet? Ta kontakt med Athena HMS i dag og opplev hvordan vårt system kan gjøre internkontroll enklere for deg og din bedrift!